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Question-réponse
Faut-il conserver l’original papier ou électronique d’un document ?
Vérifié le 13/06/2025 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Il est conseillé de <span class="miseenevidence">conserver l'original du document qui vous a été transmis</span>, que cet original soit sur support papier ou sur support électronique.
Si l'original du document est sur support papier, il est conseillé de <span class="miseenevidence">le conserver sur support papier</span>.
Exemple : diplôme transmis par courrier ou remis en main propre.
En effet, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version numérisée/photocopiée a <span class="miseenevidence">valeur uniquement de copie</span>. Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être <a href="https://stmeen-montauban.fr/guide-des-demarches-pour-les-particuliers-service-public-fr/?xml=R72382">fiable</a>. De plus, si l'original du document existe toujours, sa présentation peut toujours être exigée.
La <a href="https://stmeen-montauban.fr/guide-des-demarches-pour-les-particuliers-service-public-fr/?xml=F19134">durée de conservation</a> varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un <a href="https://stmeen-montauban.fr/guide-des-demarches-pour-les-particuliers-service-public-fr/?xml=R60880">simulateur</a> pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
Si l'original du document est sur support électronique, il est conseillé de <span class="miseenevidence">le conserver sur support électronique</span>.
Exemple : avis d'imposition transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet.
En effet, si vous imprimez ce document, la version imprimée a <span class="miseenevidence">valeur uniquement de copie</span>. Or, une copie ne peut servir de preuve qu’à la condition d'être <a href="https://stmeen-montauban.fr/guide-des-demarches-pour-les-particuliers-service-public-fr/?xml=R72382">fiable</a>. De plus, si l'original du document existe toujours , sa présentation peut toujours être exigée.
La <a href="https://stmeen-montauban.fr/guide-des-demarches-pour-les-particuliers-service-public-fr/?xml=F19134">durée de conservation</a> d'un document électronique est identique à celle d'un document papier. Elle varie selon le type de document. Vous pouvez utiliser un <a href="https://stmeen-montauban.fr/guide-des-demarches-pour-les-particuliers-service-public-fr/?xml=R60880">simulateur</a> pour savoir combien de temps vous devez conserver un document.
À savoir
Un écrit électronique a la même valeur juridique qu'un écrit papier si la personne signataire est identifiée et si le document est établi et conservé de manière à en garantir <a href="https://stmeen-montauban.fr/guide-des-demarches-pour-les-particuliers-service-public-fr/?xml=R72378">l’intégrité</a> . En pratique, <a href="https://www.francenum.gouv.fr/comprendre-le-numerique/la-signature-electronique-un-outil-devenu-incontournable" target="_blank">la signature électronique</a> permet d'identifier la personne signataire de l'acte.
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