La médiation est « conventionnelle » (ou « extrajudiciaire ») quand les parties tentent de parvenir de résoudre un conflit de façon amiable avant de saisir un juge. Dans ce cas, elles nomment un médiateur qui les aide à trouver un compromis.

Le recours à la médiation doit être privilégié lorsque les parties sont amenées à poursuivre des relations professionnelles ou commerciales : par exemple, en cas de livraison d'une marchandise non conforme, de difficulté de recouvrement d'un impayé, de conflit pour la prise en charge des travaux dans un bail commercial.

La médiation est confidentielle : elle permet notamment de protéger l’image de la marque de l’entreprise ou de préserver la réputation de son dirigeant.

En pratique, la médiation s'avère être un processus efficace, suivi d'un résultat sous forme d'accord dans près de 70 % des cas.

Il est aussi possible de recourir à des médiateurs publics selon le type de litige :

• Médiateur des entreprises en cas de litiges entre professionnels ou avec l'administration (difficultés dans le cadre d'une commande publique, conditions de paiement non respectées, etc.)
• Médiateur du crédit  en cas de difficultés pour trouver un financement ou pour rembourser un prêt.
• Médiation de l'Urssaf en cas de difficultés dans les démarches avec l'Urssaf.

La médiation conventionnelle peut être prévue dans un contrat avant la survenance d'un litige. Les parties peuvent aussi décider d'y recourir d'un commun accord pendant le litige :

Le médiateur peut être une personne physique ou une personne morale. Celle-ci doit alors désigner une personne physique chargée d'accomplir la médiation.

Le médiateur désigné doit remplir les 2 conditions suivantes :

• Ne pas avoir fait l'objet d'une condamnation, d'une incapacité ou d'une déchéance mentionnées sur le bulletin n° 3 du casier judiciaire
• Posséder la qualification requise en fonction du litige : une formation ou une expérience adaptée à la pratique de la médiation

Le médiateur est rémunéré par les parties.

Il existe différents types de médiateurs :

• Médiateur professionnel : il s’agit d’une personne formée spécifiquement pour faciliter la résolution de conflits. Les médiateurs professionnels peuvent être engagés par les parties en conflit ou être recommandés par des organisations spécialisées dans la médiation.
• Avocat médiateur : un avocat peut agir en tant que médiateur. Cela peut être particulièrement utile lorsque le conflit concerne des questions juridiques complexes et que les parties préfèrent éviter une procédure judiciaire formelle.
• Médiateur institutionnel : certaines institutions, comme les chambres de commerce et d'industrie (CCI), les associations professionnelles ou les organisations non gouvernementales proposent des services de médiation. Les médiateurs travaillant au sein de ces institutions peuvent être désignés pour intervenir dans des conflits.
• Médiateur désigné par accord mutuel : les parties en conflit peuvent convenir mutuellement d’un médiateur pour faciliter la résolution de leur différend. Il peut s’agir d’une personne qu’elles connaissent et en qui elles ont confiance, ou d’un professionnel recommandé par un tiers de confiance

Le médiateur n'a pas pour mission de trancher le litige. Il doit permettre aux parties de renouer le dialogue pour qu'elles trouvent ensemble un accord durable. I

Il accomplit sa mission avec impartialité : il conduit le processus de médiation de manière neutre et objective. Il ne prend jamais position pour une l’une ou l’autre parties.

Il est également indépendant : il doit alors indiquer toutes les circonstances qui pourraient affecter son indépendance ou entraîner un conflit d’intérêts

La médiation se déroule en 4 étapes :

• Exposé des faits par chaque partie pour que le médiateur connaisse l'origine du conflit
• Recherche des intérêts et des besoins des parties, via des entretiens séparés si besoin
• Énumération par le médiateur des solutions envisagées par les parties
• Production du protocole d'accord (ou accord transactionnel) signé par les parties

La durée de la médiation dépend de la volonté des parties. Elles doivent fixer un calendrier. Une ou plusieurs séances de médiation peuvent être nécessaires pour parvenir à un accord.

Pendant la médiation, les parties respectent le principe de confidentialité. Toutes les informations partagées dans le cadre du processus de médiation restent donc secrètes. Cependant avec l'accord des parties, les constatations du médiateur et les déclarations recueillies au cours de la médiation peuvent être communiquées à des personnes extérieures à la médiation, par exemple à certains salariés de l'entreprise.

La médiation conventionnelle prend fin de l'une des façons suivantes :

• Succès de la médiation : un accord est trouvé entre les parties.
• Échec de la médiation : un accord n'a pas été trouvé. Les parties sont aussi libres de mettre fin à la médiation.

Succès de la médiation

La médiation a réussi lorsque les parties ont trouvé un accord :

• L'accord peut être total : le conflit est donc résolu.
• L'accord est partiel et ne règle que quelques éléments du litige.

Qu'il soit total ou partiel, cet accord peut être formalisé dans un contrat.

Les parties peuvent lui donner la force d'une décision de justice et le rendre exécutoire.

Pour cela, elles doivent procéder à l'une des formalités suivantes :

• Faire homologuer l'accord de médiation par un juge en présentant ensemble l'accord devant le tribunal
• Faire contresigner l'accord de médiation par les avocats respectifs et faire apposer une formule exécutoire par le greffe.

Homologation de l'accord par le tribunal

Le tribunal compétent pour homologuer l'accord de médiation est celui qui peut être saisi pour statuer sur le litige.

L'homologation permet de sécuriser l'accord puisqu'une des parties peut en demander l'exécution forcée si l'autre ne respecte pas ses engagements.

Le juge peut refuser l’homologation. Ce refus peut faire l’objet d’un appel.

Contresignature de l'accord par les avocats respectifs

L’accord de médiation a valeur de titre exécutoire s'il remplit les 2 conditions suivantes :

• Contresignature par les avocats de chacune des parties
• Apposition de la formule exécutoire par le greffe de la juridiction compétente

Pour avoir la valeur de titre exécutoire, l'acte contresigné par l'avocat de chaque partie nécessite que le greffe dépose une formule exécutoire sur l'acte.

Pour cela, l'une des parties adresse au greffe , par écrit et en double exemplaire, auprès du greffe de la juridiction du domicile du demandeur.

Échec de la médiation

La médiation a échoué lorsque les parties n'ont pas réussi à trouver un accord. Le litige n'est pas résolu et le médiateur établit alors un constat d’échec.

Lorsqu'une des parties refuse de s’engager dans le processus de médiation, le médiateur établit un constat de carence.

En cas d'échec du processus de médiation, les parties peuvent alors saisir les tribunaux.