Livre-journal

La société doit <span class="miseenevidence">obligatoirement</span> tenir un livre journal dans lequel elle enregistre <span class="miseenevidence">chronologiquement</span> toutes les opérations (ventes, achats, charges, etc.) qui affectent son patrimoine, jour par jour.

Chaque enregistrement précise <span class="miseenevidence">l'origine des opérations</span> et les <span class="miseenevidence">références de la pièce justificative</span> correspondante.

Ce livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce dont l'entreprise dépend.

Les informations inscrites sur le livre doivent être conservées <span class="miseenevidence">10 ans</span> à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent.

Les pièces justificatives comptables (factures, bons de commande, etc.) doivent être conservées <span class="miseenevidence">10 ans</span> à partir de leur établissement.

Le fait de ne pas tenir le livre journal <span class="miseenevidence">n'est pas sanctionné</span>.

En revanche, en cas de <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F31612">faux ou d'usage de faux</a>, la société s'expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à <span class="miseenevidence">3 ans</span> d'emprisonnement et <span class="valeur">225 000 €</span> d'amende.

Grand livre

La société doit <span class="miseenevidence">obligatoirement</span> tenir un grand livre qui contient les écritures du livre-journal. Les achats et les dépenses sont répartis entre les différents comptes selon leur nature en fonction du plan comptable.

Les informations doivent être saisies dans <span class="miseenevidence">l'ordre chronologique</span> du livre-journal.

Les informations inscrites sur le grand livre doivent être conservées <span class="miseenevidence">10 ans</span> à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent.

Les pièces justificatives comptables doivent être conservées <span class="miseenevidence">10 ans</span> à partir de leur établissement.

Le fait de ne pas tenir le grand livre <span class="miseenevidence">n'est pas sanctionné</span>.

En revanche, en cas de <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F31612">faux ou d'usage de faux</a>, la société s'expose une sanction pénale pouvant aller jusqu'à <span class="miseenevidence">3 ans</span> d'emprisonnement et <span class="valeur">225 000 €</span> d'amende.

Livre inventaire

La société n'a pas l'obligation d'établir le livre inventaire. En revanche, elle doit <span class="miseenevidence">obligatoirement</span> tenir un inventaire annuel de tous ses éléments d'<a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R64785">actif</a> (machine, trésorerie, stocks, etc.) et de <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R57061">passif</a> (capital social, dette...). C'est pourquoi le livre inventaire reste fortement <span class="miseenevidence">recommandé</span>.

Elle doit préciser la <span class="miseenevidence">quantité</span> et la <span class="miseenevidence">valeur</span> de chaque élément à la date d'inventaire.

Ces informations doivent être indiquées sans blanc, ni rature ou irrégularité (par exemple, balance inexacte dans la comptabilité, absence de pièce justificative).

Les informations inscrites sur le livre inventaire doivent être conservées <span class="miseenevidence">10 ans</span> à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent.

Les pièces justificatives comptables doivent être conservées <span class="miseenevidence">10 ans</span> à partir de leur établissement.

Le fait de ne pas tenir le livre inventaire <span class="miseenevidence">n'est pas sanctionné</span>.

En revanche, en cas de <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F31612">faux ou d'usage de faux</a>, la société s'expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à <span class="miseenevidence">3 ans</span> d'emprisonnement et <span class="valeur">225 000 €</span> d'amende.

La société doit tenir des registres concernant les décisions prises par les associés ou actionnaires. Ces registres diffèrent selon la forme juridique de la société.

En tant qu'employeur, une société doit mettre en place un certain nombre de registres obligatoires. Il s'agit d'une liste non-exhaustive.

Registre unique du personnel

Lorsqu'une société emploie des salariés, elle doit tenir un registre unique du personnel.

Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l'encre indélébile.

Il faut y inscrire les informations complémentaires suivantes pour <span class="miseenevidence">chaque salarié</span> :

• Nom
• Prénoms
• Nationalité
• Date de naissance
• Sexe
• Emploi
• Qualification
• Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
• Type de contrat
• Si une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou la date de demande d'autorisation
• Pour les salariés étrangers, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Vous devez joindre en annexe la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers
• Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention «<span class="expression"> mis à disposition par un groupement d'employeurs </span>» avec la dénomination et l'adresse de ce dernier
• Pour les salariés temporaires, mention « <span class="expression">salarié temporaire »</span> avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire
• Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention <span class="expression">« apprenti »</span> ou <span class="expression">« contrat de professionnalisation »</span>

Pour <span class="miseenevidence">chaque stagiaire</span>, il faut indiquer les informations suivantes :

• Nom et prénoms
• Date de début et de fin de la période de formation ou de stage

• Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire

Il faut également indiquer les nom et prénoms des <span class="miseenevidence">personnes volontaires en service civique</span>.

Les informations sur un salarié contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pour une durée de <span class="miseenevidence">5 ans</span> à partir du départ du salarié.

Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)

La société qui emploie des salariés doit tenir un DUERP, y <span class="miseenevidence">indiquer et analyser tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés</span>.

Il répertorie l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés (par exemple, chute, infection, blessure, etc.).

Il doit <span class="miseenevidence">être mis à jour</span> aux moments suivants :

• Pour les sociétés d'au moins 11 salariés, au minimum tous les ans
• En cas d'aménagements importants entrainant une modification des conditions de travail ou de santé et de sécurité
• À l'apparition d'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque

Le DUERP doit être conservé <span class="miseenevidence">40 ans</span> à partir de son élaboration.

En cas d'absence de <span class="miseenevidence">transcription ou de mise à jour</span> de l'évaluation des risques, la société s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">7 500 €</span>. En cas de récidive dans le délai d'un an,cette amende peut être portée à <span class="valeur">3 000 €</span>.

Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement

Ce registre contient les alertes émises par les salariés ou le <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R51167">CSE</a>.

Une alerte doit indiquer les informations suivantes :

• Produits et procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par l'entreprise et qui peuvent présenter un risque pour la santé publique ou l'environnement
• Conséquences possibles sur la santé publique ou l'environnement
• Toute information utile à l'appréciation de l'alerte

L'alerte peut être donnée lorsque le lanceur d'alerte estime que les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre dans la société pour laquelle il travaille font peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement.

Si la société ne met pas ce registre à disposition du CSE, elle s'expose à une amende de <span class="valeur">7 500 €</span>.

De plus, si l'employeur ne met pas en place ce registre et ne le tient pas à jour correctement, il s'expose également à une amende de <span class="valeur">10 000 €</span>. En cas de récidive, il s'expose à <span class="valeur">30 000 €</span> d'amende et 1 an d'emprisonnement.

Registre des questions du comité social et économique (dès 11 salariés)

Lorsque la société emploie <span class="miseenevidence">entre 11 et 50 salariés</span>, elle doit mettre en place un <span class="miseenevidence">registre des questions du comité social et économique (CSE)</span>.

Avant une réunion entre l'employeur et les membres de la délégation du personnel du CSE, les membres de la délégation doivent remettre à l'employeur une note avec leur demande. Cette note doit être envoyée <span class="miseenevidence">2 jours <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R17508">ouvrables</a> avant la date de la réunion</span>.

L'employeur doit répondre à ces demandes par écrit dans un délai de <span class="miseenevidence">6 jours ouvrables suivant la date de la réunion</span>. Les demandes et les réponses sont ensuite indiquées dans le registre des questions du comité social et économique. Elles peuvent également y être annexées.

L'absence de registre constitue une entrave au fonctionnement régulier du CSE, ce qui expose la société à une amende de <span class="valeur">7 500 €</span>.

Registre spécial du repos hebdomadaire

Lorsqu'une société a des salariés qui sont soumis à un <span class="miseenevidence">régime particulier de repos</span>, elle doit indiquer leur <span class="miseenevidence">nom</span> et le <span class="miseenevidence">type de régime</span> dans ce registre. Il faut préciser pour chaque salarié le jour et les fractions de journée choisis pour le repos. On parle de régime particulier de repos quand par exemple un employé n'a pas le même jour de repos que tous les autres.

Les salariés concernés doivent être inscrits dans le registre <span class="miseenevidence">dans les 6 jours</span> qui suivent leur embauche. En cas de changement dans les journées de repos d'un salarié, la modification doit être faite sur le registre avant la mise en place de la nouvelle période de repos.

L'absence de registre expose la société à une amende pouvant aller jusqu'à <span class="valeur">7 500 €</span> par salarié concerné.

Registre ou tableau visant à organiser le travail en équipe

La société dans laquelle le travail est organisé par relais, par roulement ou par équipes successives doit indiquer la composition nominative de chaque équipe y compris lorsque des salariés sont mis à disposition par une entreprise de travail temporaire.

Elle peut l'indiquer par l'un des moyens suivants :

• Tableau affiché dans les mêmes conditions que l'horaire
• Registre

Registre des contrôles de sécurité

La société qui a des travailleurs ou qui accueille du public dans son établissement doit tenir un registre des contrôles de sécurité.

Il faut indiquer dans ce registre que les contrôles de sécurité ont bien été effectués dans l'entreprise. Il contient tous les documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité.

Les informations contenues dans le registre doivent être conservées pendant <span class="miseenevidence">5 ans</span>.

En cas de <span class="miseenevidence">mauvaise tenue</span> (par exemple, pages manquantes) du registre des contrôles de sécurité, la société s'expose à une amende de <span class="valeur">3 750 €</span> <span class="miseenevidence">par salarié</span> concerné.

Registre des dangers graves et imminents

Lorsque le CSE constate des dangers graves et imminents, celui-ci doit pouvoir <span class="miseenevidence">les consigner dans un registre</span> prévu à cet effet par la société.

Il doit indiquer les informations suivantes :

• Postes de travail concernés par le danger constaté
• Nature et cause du danger
• Nom des travailleurs exposés

Les pages doivent être numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.

Lorsque l'employeur <span class="miseenevidence">ne permet pas la mise en place et l'alimentation du registre</span> s'expose à une amende de <span class="valeur">10 000 €</span>. Elle est applicable autant de fois qu'il y a de travailleurs concernés.

Registre des vérifications des installations électriques

Dès lors que la société reçoit du public ou que des employés travaillentdans son établissement, elle doit procéder à des vérifications des installations électriques. Elle doit s'assurer qu'elles sont maintenues en conformité avec les règles de santé et de sécurité applicables.

Les résultats des vérifications, les justifications des travaux et modifications effectués doivent être consignés sur un registre.

Le registre peut être tenu sous forme papier ou électronique dès lors qu'il est identifié, numéroté et daté au moment de sa création par des <span class="miseenevidence">moyens garantissant son authenticité</span>. Il peut être intégré dans le registre de sécurité ou tenu séparément.

Dés lors qu'une société est en possession de <span class="miseenevidence"><a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R50717">données personnelles</a></span> et en <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F24270">collecte régulièrement</a>, elle doit tenir un registre des activités de traitement.

Il permet de recenser tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc.

Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent aussi être protégés.

Le registre doit contenir les informations suivantes :

• Nom et coordonnées du responsable du traitement des données
• Si l'entreprise dispose d'un délégué à la protection des données : Nom et coordonnées
• Si l'entreprise dispose d'un responsable conjoint du traitement : Nom et coordonnées
• Si l'entreprise dispose d'un représentant du responsable du traitement : Nom et coordonnées
• Finalités du traitement
• Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel
• Catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiqués (y compris destinataires situés Hors union européenne et les organisations internationales)
• En cas de transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale : le transfert, l'identification du pays tiers ou de l'organisation internationale, document attestant l'existence de garanties appropriées
• Description générale des mesures techniques et organisationnelles (dans la mesure du possible)

En cas de sous-traitance, le sous-traitant ou son représentant doit également tenir un <span class="miseenevidence">registre de toutes les catégories d'activités de traitement</span> faites pour le compte du responsable du traitement.

Les registres peuvent être tenus sous forme <span class="miseenevidence">papier</span> ou de<span class="miseenevidence"> manière électronique</span>.