La participation est un mécanisme d'épargne salariale qui permet de distribuer une prime aux salariés en fonction des bénéfices réalisés par l'entreprise. La participation assure aux salariés le droit de participer aux résultats de l'entreprise.

La part globale de bénéfices à redistribuer aux salariés s'appelle la réserve spéciale de participation.

Pour chaque exercice comptable, le montant de la réserve spéciale de participation est calculé selon une formule prévue par la loi.

La mise en place de la participation est obligatoire, ou non, en fonction de l'effectif des salariés dans l'entreprise.

La participation doit être mise en place par un accord entre l'entreprise et les représentants des salariés et, dans les cas prévus par la loi, par une décision unilatérale de l'employeur (DUE).

Comment élaborer l'accord de participation ?

La situation varie suivant que l'entreprise soit obligée légalement ou non de mettre en place un dispositif de participation :

Que doit contenir l'accord de participation ?

Tous les accords de participation - à l’exception de ceux mis en place dans les sociétés coopératives de production (Scop) - doivent prévoir la possibilité d’affecter les sommes issues de la participation dans un plan d’épargne salariale (PEE, PEI, Perco, Pereco…).

Si l’entreprise n’en est pas dotée, elle doit négocier en parallèle la mise en place d’un plan d’épargne d’entreprise (PEE) afin d’y affecter tout ou partie de la participation distribuée.

L'accord doit prévoir obligatoirement les conditions auxquelles le salarié peut bénéficier de la somme qui lui est due au titre de la participation :

• Date de conclusion, de prise d'effet et durée pour laquelle l'accord est conclu
• Formule servant de base de calcul à la réserve spéciale de participation (RSP) ou, lorsqu'il s'agit d'un accord qui n'utilise pas cette formule de calcul, clause d'équivalence avec la formule légale
• Durée d'indisponibilité des droits des bénéficiaires et cas de déblocage anticipé
• Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent demander, lors de chaque répartition, la disponibilité immédiate de tout ou partie de leur participation
• Conditions et délais dans lesquels les bénéficiaires peuvent choisir la ou les affectations des sommes leur revenant au titre de la participation (en précisant que sans choix exprimé par eux, la moitié de ces sommes sera affectée d'office dans un Perco lorsqu'il a été mis en place dans l'entreprise)
• Modes de répartition de la réserve entre les bénéficiaires et les plafonds
• Nature et mode de gestion des droits des bénéficiaires.

Dépôt obligatoire

L’entreprise doit déposer l'accord de participation, la décision unilatérale de participation ou le document unilatéral d’adhésion sur la plate-forme « TéléAccords » :

L'entreprise doit également déposer les documents permettant de contrôler la manière dont l'instauration de la participation a été décidée.

En l'absence de dépôt de l'accord, l'entreprise ne peut pas bénéficier des exonérations fiscales et sociales liée à la participation.

Contrôle

Suite au dépôt de l'accord et des documents sur la plateforme « TéléAccords », le service compétent du ministère du travail délivre à l'entreprise un récépissé et transmet l'accord et ses annexes à l'Urssaf.

L’Urssaf dispose d’un délai de 3 mois à compter du dépôt pour vérifier si les clauses de l'accord déposé sont conformes à la loi et à la réglementation.

Si l'Urssaf estime qu'il manque des documents nécessaires au contrôle, elle peut les réclamer à l'entreprise.

Dans ce cas, le délai de 3 mois court à partir de la date de réception des documents réclamés.

Si, pendant le délai de 3 mois, l'Urssaf demande à l'entreprise de retirer ou de modifier des clauses de l'accord qu'elle estime contraires à la loi et à la réglementation, l'entreprise doit le faire pour pouvoir bénéficier des exonérations fiscales et sociales liée à la participation.

Si l'Urssaf ne demande aucune modification à l'entreprise pendant le délai de 3 mois, l'entreprise peut bénéficier des avantages sociaux et fiscaux de l'accord pour les exercices comptables en cours ou antérieurs à la contestation.

Information collective

L'accord de participation est affiché sauf si un autre moyen d'information est prévu par l'accord lui-même (par exemple, remise du texte de l'accord à chaque salarié).

Chaque année, dans les 6 mois qui suivent la clôture de l'exercice, un rapport portant sur le suivi de l'accord de participation est établi. Il est soumis au comité social et économique (CSE), s'il en existe un. Sinon, il est adressé directement à chaque salarié.

Information individuelle

À son arrivée dans l'entreprise, le salarié reçoit obligatoirement un livret d'épargne salariale qui présente les différents dispositifs mis en place dans l'entreprise.

À chaque versement lié à la participation, l'entreprise doit remettre au salarié une fiche individuelle d'information, distincte du bulletin de salaire.

Cette fiche précise notamment le montant des droits attribués au salarié dans le cadre de la participation et les références des établissements habilités à gérer les sommes épargnées. En annexe, la fiche comporte une note pour rappeler les règles de calcul et de répartition prévues par l'accord de participation. Sauf opposition du salarié, cette fiche peut être remise par la voie électronique.

Lorsque le salarié quitte l'entreprise, il reçoit un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et des valeurs mobilières épargnées ou transférées. Ce document précise si les frais de tenue de compte-conservation sont pris en charge par l'entreprise ou par prélèvement sur les avoirs.

Les sommes versées au titre de la participation ne doivent pas remplacer la rémunération des salariés.

Montant des sommes affectées à la participation

Prime de participation

Le montant des sommes versées au titre de la participation résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise pendant l'exercice écoulé et peut donc varier d'une année sur l'autre.

Après la clôture de l'exercice, l'entreprise doit calculer la part des bénéfices à distribuer aux salariés, qui est appelée réserve spéciale de participation (RSP).

L'entreprise doit utiliser la formule de calcul légale. Les accords de participation peuvent opter pour une formule spécifique à l'entreprise mais le résultat du calcul doit être égal ou supérieur à celui obtenu par la formule légale.

Elle prend en compte les éléments suivants :

• B : bénéfice net
• C : capitaux propres
• S : salaires
• V : valeur ajoutée de l'entreprise

La formule de calcul légale est la suivante : RSP = [½(B – 5 % C)] x [S/V].

Quelle que soit la formule utilisée, le montant de la prime de participation versée à chaque salarié ne peut pas dépasser un plafond revalorisé chaque année en fonction des indemnités de sécurité sociale. Pour l'année 2025, le plafond individuel est de 35 325 €.

Supplément de participation

En cas de bénéfices importants, le chef d'entreprise peut décider de verser aux salariés un supplément de participation au titre du dernier exercice comptable clos.

Répartition entre les salariés

Les sommes versées sur la réserve spéciale de participation (RSP) sont réparties entre tous les salariés de l'entreprise selon les critères de répartition prévus dans l'accord.

Prime de participation

Le montant de la prime de participation varie, car il résulte des bénéfices réalisés par l'entreprise.

Chaque bénéficiaire acquiert un droit sur une part de la réserve spéciale de participation (RSP) calculée par l'entreprise.

La répartition de la RSP entre les salariés peut :

• être uniforme, c'est-à-dire que tous les salariés reçoivent la même somme,
• être proportionnelle au salaire ou au temps de présence de chaque salarié,
• ou combiner plusieurs de ces critères.

Le montant de la prime est plafonné.

Supplément de participation

L'entreprise peut décider de verser un supplément de participation.

Le montant de ce supplément de participation est libre, mais le montant total distribué à un même salarié ne peut pas dépasser 35 325 € pour l'année 2025.

Les droits à participation des salariés ne peuvent être connus qu'au jour de la clôture de l'exercice, après l'établissement du bilan et l'arrêt des comptes annuels de l'entreprise.

La date limite de versement de la prime de participation est fixée au plus tard le dernier jour du 5e mois qui suit la clôture de l'exercice (soit au plus tard le 31 mai de l'année suivante pour un exercice qui se clôture le 31 décembre).

Avant cette échéance, l'entreprise peut aussi verser des avances sur le montant de la prime de participation.

Le salarié dispose d'un délai de réflexion de 15 jours pour décider de recevoir ou de placer tout ou partie des sommes qui lui sont attribuées.

Pour respecter ce délai de réflexion, en plus de la remise de la fiche individuelle, l'entreprise doit informer le salarié du montant qui lui est attribué par l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception ou par une remise contre récépissé.

Les sommes reçues dans le cadre de la participation sont exonérées de cotisations sociales, sauf la CSG et la CRDS.

Si le salarié place les sommes reçues dans le cadre de la participation sur un PEE, un PEI, un Perco ou un PER d'entreprise collectif dans les 15 jours de leur versement, il bénéficie d'une exonération d'impôt sur le revenu.

Avantages sociaux

Cotisations sociales

Toutes les entreprises sont exonérées de cotisations sociales sur les sommes versées aux salariés dans le cadre de la participation.

Forfait social

La situation varie selon la taille de l'entreprise :

Contribution à la formation professionnelle et taxe d'apprentissage

Les sommes affectées à la réserve spéciale de participation sont exonérées de contribution à la formation professionnelle et de taxe d'apprentissage.

Avantages fiscaux

Les entreprises qui mettent en place la participation bénéficient des avantages fiscaux suivants :

• Les sommes versées dans le cadre de la participation sont déduites du bénéfice imposable
• Si l'entreprise est une Scop, les sommes affectées à la réserve spéciale de participation peuvent faire l'objet d'une provision pour investissement.