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Fiche pratique

Registres obligatoires dans l'entreprise

Vérifié le 20/06/2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

L'employeur doit détenir plusieurs registres dans l'entreprise. Nous faisons le point sur la réglementation, le contenu des registres et les sanctions en cas de non respect des obligations.

Un registre du personnel doit être ouvert <span class="miseenevidence">dès l'embauche de votre 1<Exposant>er</Exposant> salarié</span>.

Aucune forme spécifique n'est imposée, mais <span class="miseenevidence">certaines mentions sont obligatoires</span>.

Ce registre peut être sur support numérique après consultation du comité social et économique (CSE).

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE.

Contenu du registre unique du personnel

Les informations à préciser sur le registre unique du personnel diffèrent selon qu'il s'agit d'un salarié, d'un stagiaire ou d'un volontaire en service civique.

<span class="miseenevidence">Informations concernant les salariés</span>

Les mentions obligatoires concernant les salariés sont les suivantes :

  • Nom et prénoms
  • Nationalité
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Emploi
  • Qualification
  • Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
  • Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou sinon date de la demande d'autorisation
  • Pour les travailleurs étrangers pour lesquels un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée est requis, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
  • Pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »
  • Pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire », nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire
  • Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs », dénomination et adresse de ce dernier
  • Pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »
  • Pour les jeunes travailleurs en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »

 À noter

Les informations doivent être inscrites dans l'ordre d'embauche.

<span class="miseenevidence">Informations concernant les stagiaires</span>

Les stagiaires doivent être mentionnés <span class="miseenevidence">dans une partie spécifique</span> de ce registre.

Les mentions obligatoires concernant les stagiaires sont les suivantes :

  • Nom et prénoms
  • Dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage
  • Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire

 À noter

Les informations doivent être inscrites dans l'ordre d'arrivée.

<span class="miseenevidence">Personnes volontaire en service civique</span>

Les volontaires en service civique doivent être mentionnés <span class="miseenevidence">dans une partie spécifique</span> de ce registre.

Le noms et les prénoms des volontaires en service civique doivent être inscrits dans l'ordre d'arrivée.

Documents annexés au registre

<span class="miseenevidence">Salariés détachés par une entreprise étrangère</span>

Pour les salariés détachés par une entreprise étrangère, la déclaration de détachement doit être annexée au registre de l'entreprise qui accueille les salariés détachés.

<span class="miseenevidence">Salariés étrangers</span>

Une copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre.

Elle est tenue à la disposition et rendue accessible à l'inspection du travail et des membres du <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R51167">CSE</a> ainsi qu'aux agents de contrôle des <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R44849">Urssaf</a>.

Elle est tenue à leur disposition soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l'établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y travaillent.

Sanction en l'absence de registre unique du personnel

L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à <span class="valeur">750 €</span> d'amende par salarié concerné.

L'employeur doit établir un <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F35360">DUERP</a>.

Le DUERP est tenu, notamment, à la disposition des membres du <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R51167">CSE</a> et de l'inspection du travail.

Contenu du document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)

Ce document répertorie l'ensemble des <span class="miseenevidence">risques professionnels</span> auxquels sont exposés les travailleurs de l'entreprise.

Les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des salariés doivent être listés et mis à jour dans ce document.

Sanction en l'absence de document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)

L'absence de mise à jour du DUERP peut être sanctionnée d'une contravention de <span class="valeur">1 500 €</span> (<span class="valeur">3 000 €</span> en cas de récidive).

C'est un registre spécial dont les pages sont numérotées. Il est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres de la délégation du personnel au <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F34474">CSE</a>.

L'alerte est consignée par écrit. Elle doit être datée et signée.

 À noter

Lorsque l'entreprise possède plusieurs sites de travail, un seul registre est mis en place à condition qu'il n'existe qu'un seul CSE.

Qui peut renseigner ce registre ?

Les personnes suivantes peuvent donner l'alerte :

  • <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F33779">Représentant du personnel au CSE</a>, qui constate directement ou indirectement qu'il existe un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
  • <span class="miseenevidence">Salarié </span>qui estime que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement

La situation doit être examinée avec le représentant du personnel qui a transmis l'alerte. Le salarié doit être informé des suites que l'employeur entend donner à cette alerte.

Quel est le contenu du registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?

Les informations suivantes doivent être inscrites :

  • Produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par l'établissement dont le travailleur estime de bonne foi qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
  • Conséquences potentielles pour la santé publique ou l'environnement
  • Toute autre information utile à l'appréciation de l'alerte consignée

Quelle est la sanction en l'absence de registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ?

L'absence de registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement peut être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">10 000 €</span>.

La récidive est punie d'un emprisonnement d'un an et d'une amende de <span class="valeur">30 000 €</span>. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés où est mis en place un <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R51167">CSE</a>, un registre est obligatoire.

Il est tenu à la disposition des salariés, de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.

Contenu du registre des questions du CSE

Ce registre contient les<span class="miseenevidence"> demandes écrites</span> des membres de la délégation du personnel au CSE et les <span class="miseenevidence">réponses argumentées</span> de l'employeur.

Sanction en cas d'absence du registre des questions du CSE

L'absence de registre constitue un <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R37571">délit d'entrave</a> au fonctionnement du CSE. Cela peut être sanctionné d'une amende de <span class="valeur">7 500 €</span>.

Le <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R51167">CSE</a> indique sur un registre spécial tout <span class="miseenevidence"><a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F33779">danger grave et imminent</a></span>.

Les pages de ce registre sont numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.

Ce registre est tenu, sous la responsabilité de l'employeur, à la disposition des membres du CSE.

Contenu du registre des dangers graves et imminents

Le <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R51167">CSE</a> indique sur le registre les informations suivantes :

  • Poste de travail concerné par la cause du danger constaté
  • Nature du danger constaté
  • Nom des travailleurs exposés

Sanction en l'absence de registre des dangers graves et imminents

L'absence de registre des dangers grave et imminentes peut être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">10 000 €</span>.

La récidive est punie d'un emprisonnement d'un an et d'une amende de <span class="valeur">30 000 €</span>. L'amende s'applique pour chaque salarié concerné.

Lorsque l'ensemble des salariés de l'entreprise ne bénéficie pas du même jour de repos hebdomadaire (par exemple le dimanche), un registre spécial mentionne le nom des salariés soumis à ce régime particulier de repos.

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail qui le vise au cours de sa visite.

Ce registre est communiqué aux salariés qui en font la demande.

Contenu du registre spécial du repos hebdomadaire

Il précise le jour de repos hebdomadaire de chaque salarié. Ce registre est mis à jour lors du changement du repos hebdomadaire.

Sanction en l'absence de registre spécial du repos hebdomadaire

L'absence de registre spécial du repos hebdomadaire peut-être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">1 500 €</span> par salarié concerné.

En cas d'organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, un registre ou un tableau et tenu à jour.

Il est tenu à la disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=R51167">CSE</a>.

 À noter

Les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire sont inscrits sur ce registre.

Contenu du tableau ou du registre

Ce registre ou ce tableau indique la composition nominative de chaque équipe.

Sanction en l'absence de registre ou tableau organisant le travail en équipe

L'absence de registre registre ou tableau organisant le travail en équipe peut-être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">1 500 €</span> par salarié concerné.

Ce registre est tenu à la disposition de l'inspection du travail.

Contenu du registre des vérifications électriques

Ce registre contient les résultats des vérifications électriques, les justifications des travaux et modifications effectués pour corriger les défauts constatés.

Documents annexés au registre des vérifications électriques

Les rapports établis à la suite de ces vérifications effectuées par un organisme accrédité sont annexés à ce registre.

En cas d'embauche d'un <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F58">travailleur à domicile</a>, l'employeur doit remplir un registre de la comptabilité des matières premières et des fournitures destinées au travailleur.

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail.

Contenu du registre de comptabilité des travailleurs à domicile

À l'entrée dans l'établissement, le registre doit comporter les informations suivantes :

  • Date d'entrée
  • Quantité
  • Nature de chaque article

À la remise de l'ouvrage aux travailleurs, le registre doit comporter les informations suivantes :

  • Date de remise
  • Quantité
  • Nature de chaque article
  • Nature de l'ouvrage
  • Nom du travailleur

À la livraison de l'ouvrage par les travailleurs, le registre doit comporter la date de la livraison.

Sanction en cas d'absence d'absence des documents concernant les travailleurs à domicile

L'absence de registre de comptabilité des travailleurs à domicile peut être sanctionnée d'une amende de <span class="valeur">450 €</span>

Toute entreprise qui réalise un traitement de données à <a href="https://stmeen-montauban.fr/entreprise/?xml=F24270">des obligations en matière de protection des données personnelles (RGPD</a>).

Il permet de recenser tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc.

<span class="miseenevidence">Pour chaque activité de traitement,</span> la fiche de registre doit comporter au moins les éléments suivants :

  • <span class="miseenevidence">Nom et les coordonnées </span>du responsable du traitement des données
  • <span class="miseenevidence">Finalités</span> du traitement
  • Catégories<span class="miseenevidence"> de personnes</span><span class="miseenevidence"> concernées</span>
  • Catégories de <span class="miseenevidence">données personnelles</span> (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation)
  • <span class="miseenevidence">Catégories de destinataires</span> auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées
  • <span class="miseenevidence">Transferts</span> de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, garanties prévues pour ces transferts
  • <span class="miseenevidence">Délais prévus pour l'effacement</span> des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou sinon les critères permettant de la déterminer
  • <span class="miseenevidence">Description générale des mesures de sécurité</span> techniques et organisationnelles mise en œuvre

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